5 métodos fáciles para aprender a organizarse mejor

1. Bullet journal: un sistema muy flexible

Fue creado por un diseñador para combatir su déficit de atención. Es una mezcla de agenda y diario, ya que en él puedes recoger tus tareas y eventos pero también tus pensamientos, propósitos...

• Cómo usarlo. Puedes personalizar tu Bullet Journal tanto como quieras, pero lo ideal es que apuntes las actividades de todo el año y luego las vayas concretando de forma mensual y semanal hasta el día a día. Y lo más importante es identificar las notas o tareas con símbolos para poderlos categorizar.

• Para quién es. Para personas visuales y creativas y para aquellas a las que la agenda tradicional se les queda corta o no se adapta a su cambiante vida.

• Aprende más sobre el Bullet Journal

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2. Método Kanban: muy visual

Es un sistema creado en las fábricas de Toyota y al que la automovilística japonesa debe parte de su éxito. En general, busca facilitar el flujo de trabajo. Para ello hay que dar prioridad a las tareas que están en curso y terminarlas antes de comenzar otras nuevas.

• Cómo usarlo. Hay que hacer un cuadro con al menos tres columnas: tareas pendientes, en curso y finalizadas. A continuación, cada persona debe escribir en pósits sus tareas y debe ir colocándolas en una columna o en otra, según corresponda. El objetivo es que uno no tenga demasiadas tareas en marcha para poder concentrarse en ellas.

• Para quién es. Es perfecto para empresas y trabajos en equipo, pero seguro que también puedes adaptarlo para repartir las tareas de casa entre tu familia.

• Más sobre el Método Kanban

Foto: Arstextura.de

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3. Método Getting Things Done

Su objetivo es que en vez de preocuparte y dar vueltas a las tareas que tienes pendientes, liberes tu mente y te concentres simplemente en realizarlas.

• Cómo usarlo. Pon por escrito las tareas que debes hacer. Las que te lleven menos de dos minutos, hazlas inmediatamente, y el resto analízalo y define cómo y cuándo vas a realizar cada una de ellas. Luego ve haciendo sin preocuparte por las cosas pendientes. Revisa la lista cada día a una hora fija para marcar tus prioridades, ya sean para ese día o para el día siguiente.

• Para quién es. Para aquellas que se agobian tanto por tener una larga lista de cosas por hacer que acaban bloqueadas e incapaces de hacer ni una de ellas.

• Guía fácil del método Getting Things Done

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4. Time blocking: fácil e intuitivo

Es muy parecido a los horarios o agendas escolares. Divides el día en bloques horarios y asignas una cosa para hacer a cada bloque.

• Cómo usarlo. Decide lo que quieres hacer en un día y asígnale un bloque. Así sabrás qué hacer a cada hora. Por ejemplo, de 7 a 7.30 h, meditar; de 7.30 a 7.45, ducha, etc.

• Para quién es. Para las que buscan un sistema de organización lo más fácil e intuitivo posible.

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5. Kakebo: controla tus finanzas

Si no tienes claro en qué se te va el dinero, este sistema te permite controlar y tener al día tus finanzas de modo fácil.

• Cómo usarlo. Al inicio de cada mes, debes apuntar los ingresos y gastos fijos, así sabrás el dinero que te queda disponible para el resto de cosas. Luego, cada día debes apuntar absolutamente todos tus gastos (incluso los más pequeños) en su apartado: alimentación, ocio...

• Para quién es. Para las muy constantes y las que no saben en qué se les va el dinero cada mes.

• Cómo aplicar el método Kakebo para ahorrar

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La clave de la organización es ser realista

Para elegir el método de organización que más te conviene o bien para que el sistema que elijas te funcione, debes ser muy realista y honesta contigo misma: para ello, has de reconocer si eres o no constante, cuánto tardas en realidad en realizar las diferentes tareas, en qué momento del día sueles ser más productiva y cuándo menos... Y después, ser disciplinada para cumplir con el sistema.

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¿Sirve la agenda para organizarte mejor?

La agenda en papel (o la del móvil) puede ser una opción válida si no quieres complicarte la vida. Pero para que te sea útil debes tener en cuenta una serie de requisitos:

• Ten una sola agenda para todo (para el trabajo, las cosas personales, etc.).
• En la del móvil salen avisos para recordarte las cosas.
• En el caso de la de papel, tienes que acordarte de mirarla: fija una hora.

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La tecnología es una gran ayuda para organizarte

Muchas apps te ayudan a gestionar y organizar tus tareas. Las hay sencillas, otras pueden ser usadas por varias personas, cuentan con alarmas, permiten agregar fotos o vídeos. Algunas son Any.Do, Trello, Todoist...

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