Método GTD (Getting Things Done): el secreto para ser más productiva

El instructor de productividad empresarial David Allen es el responsable del Método Getting Things Done (GTD), un sistema de gestión de las actividades y tareas pendientes que todos tenemos y que, en ocasiones, nos agobia hasta al punto de bloquearnos y no saber por dónde empezar.

El Método GTD se basa en el principio de que necesitamos liberar nuestra mente de las tareas pendientes anotándolas en un lugar específico. Organizándonos de este modo conseguiremos reducir el estrés que nos genera recordar todo lo que tenemos que hacer y poner toda nuestra atención y energía en realizar dichas tareas.

Gracias al Método GTD podemos aumentar nuestra productividad y conseguir hacer más cosas cada día. Uno de los pilares del método es la creación de listas de tareas específicas para cada contexto (o por temáticas) en lugar de establecer prioridades como recomiendan otros sistemas de organización. Reflexiona sobre lo que tienes que hacer y decide qué acciones concretas tienes que acometer para realizar tus tareas pendientes. 

• Recopilar.  El sistema nos propone a recopilar en un soporte físico externo a nuestra memoria todo lo que necesitamos recordar, realizar o estar pendiente. Puedes utilizar tu agenda de papel, el móvil, una app o un organizador que te permita sacar de tu mente (para despejarla) todo lo que tienes que hacer para poder procesar las tareas de manera eficiente e independiente.
• Procesar. Una vez que tienes tu lista de cosas por hacer debemos ponernos manos a la obra siguiendo algunas premisas como: empezar siempre por el principio; no procesar más de una tarea a la vez; no ir archivando tareas; clasificarlas en función de si requieren de una acción para ser realizadas o no.
• Organizar.  Debemos organizar las tareas pendientes en listas de: Acciones próximas (tareas a corto plazo); Proyectos (tareas en marcha que requieren más de una acción para completarse); En espera (depende de una tercera persona); Algún día (proyectos de futuro no inmediatos). Recuerda que en tu agenda solo debes llevar el seguimiento de tus citas y compromisos, las tareas deben estar organizadas siempre en listas independientes. Tu sistema de organización de tareas debe ser fácil, simple y amigable para  que perdure y funcione.
• Revisar. Tenemos que revisar periódicamente nuestras listas par que tengan sentido. Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cuál es la tarea más importante que debes llevar a cabo en cada momento y hacerlo. 
• Hacer. Ningún sistema de organización será eficaz si pierdes más tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. Recuerda simplificar el proceso de organización, para evitar la dejadez o saturarte cuando tengas muchas tareas en marcha a la vez. 

Una de la reglas más conocidas de este método de organización y gestión del tiempo es la de los dos minutos. Ante cualquier tarea  debemos preguntarnos: ¿Esta tarea puede ser realizada en menos de 2 minutos?

• Si la respuesta es afirmativa, hay que ponerse en marcha y realizar la tarea en cuestión. Por ejemplo, contestar correos electrónicos rápidos, recoger nuestro escritorio, agendar una cita.
• Si la respuesta es negativa, tienes dos opciones. Diferir la tarea y asignarla a una “lista de próximas tareas”; o delegar la tarea a otra persona que pueda ejecutarla.