Me cuesta organizarme, ¿qué puedo hacer?

No se me da bien organizarme, cuando tengo mucho trabajo quiero que salga bien y eso me retrasa en otras tareas. Mi jefe me ha dicho que tengo que ser más eficaz. ¿Cómo lo hago?

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Me cuesta organizarme, tengo que hacer muchas cosas y al hacerlas, quiero que estén muy bien hechas, lo que me lleva tiempo y luego me retrasa en otras tareas. Mi jefe me ha dicho que trabajo bien, pero que tengo que ser mas eficaz, ¿cómo lo hago? ¡No sé hacerlo más rápido!

La clave está en el tiempo y en los recursos que tienes. Si aprendes a organizarte bien, hay tiempo para todo. Por eso siempre digo que no es que no nos dé tiempo, es que no lo hemos planificado bien.

Para saber cuánto tiempo necesitas, cronométrate. Mucha gente no sabe calcular bien el tiempo porque no lo perciben de forma realista, esto les pasa con frecuencia a los tardones. Las personas que suelen llegar tarde es porque fallan a la hora de hacer un buen calculo de la relación “tiempo real-cuanto me cuesta a mi hacerlo”. Yo siempre les digo que si se cronometran se sorprenderán y que cuenten 15 minutos menos de la hora que tengan que estar en un sitio, o incluso que lleguen 30 minutos antes, para disfrutar de la espera o para llegar puntuales.

En tu caso parece que se trata de una forma de trabajar eficaz pero poco eficiente. Estos términos son muy útiles, y suelen confundirse, vamos a aclararlos:

  • Ser eficaz es alcanzar los objetivos propuestos usando los recursos necesarios
  • Ser eficiente es lograr los mismos objetivos optimizando los recursos

Por ejemplo: si tengo que hacer varias llamadas y lo hago en una mañana, seré eficaz ya que he logrado mi objetivos. Si creo un grupo de Whatsapp y me comunico con esas personas en muchísimo menos tiempo, seré eficiente. Logro el mismo objetivo con otros recursos.

Si hacer la tarea te lleva mucho tiempo, bien porque repasas una y otra vez lo que tienes que hacer o bien porque te enredas en detalles inútiles, es que no lo haces bien. Seguramente estás en el bucle de hacerlo perfecto. Y eso sí es una gran pérdida de tiempo.

Lo perfecto no existe.

Céntrate en lo importante del objetivo, concreta tu tarea, ve al grano. Si te dispersas en neuras de perfección e inseguridad, te quemarás.

Hazte una agenda de trabajo clara, ordenada y sencilla. Céntrate en lo que quieres lograr y no en lo que tienes que hacer, hazte una lista única y no 10 papeles pequeños con anotaciones, gestiona un horario donde se incluyan pequeñas tareas y descansos. Prioriza lo importante. Ayuda a tu mente a estar centrada.

Aprender a organizarse y a trabajar desde la funcionalidad es lo más inteligente porque:

  1. Se trabaja haciendo un buen uso de los recursos disponibles
  2. Deja tiempo para otras cosas
  3. Puedo disfrutar de lo funcional renunciando al sinsentido de la perfección.

Esta manera de enfocar la forma de trabajar se puede aplicar a las vida cotidiana, verás el tiempo que tienes de pronto para hacer lo que te de la gana. Normalmente se entiende que hacer muchas cosas es ser eficaz, pero es un error, ya que si hacerlo me cuesta un mal uso de recursos, ya no compensa. Ejemplo práctico: el objetivo es hacer la compra con 50 euros, si lo hago y me gasto los 50 euros, seré eficaz; si la hago gastando 40 €, habré sido eficiente.

Esta forma de organizarse es muy interesante, incluso hay Premios a la Eficacia y asociaciones que se encargan de asesorarte, puedes contactar y aprender. Incorporarlo en tu estilo de vida. Convéncete de que lo funcional es lo mejor. Verás como gozas con las tareas e incluso podrás hacer descansos en el trabajo. Te sorprenderás de cómo cunde un día si te organizas bien y sin bucles. Yo suelo hacer la misma rutina diaria de trabajo y es lo que mejor me va: me levanto temprano, hago meditación y ejercicio y así preparo a mi mente para un día de trabajo y creatividad, y lo absolutamente genial es que no llego ni cansado ni arrastrándome; al revés, me noto fluir y con energía. La clave es organizarse y perseverar.

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